ЛюбопитноМихаела Ценкова / 25 октомври 2019

По една жаба сутрин на гладно

Хватки за справяне с времето

снимка: iStock

Настъпи краят на отпускарския сезон. С есента поставяме началото на неотложните задачи, бързането, жонглирането с няколко дини под една мишница и справянето с преуморения блян по далечната перспектива за почивка. Изобщо хаос. Една от причините повечето от нас да се чувстваме изтощени обаче още в началото на работната серия се крие в липсата на умението ни да разпределяме качествено времето си. Според изследователите в областта на културните различия по отношение на представите за време една от причините се дължи на това, че сме склонни да отлагаме и да вършим няколко неща едновременно. Следователно с всеки падащ лист от календара се задъхваме все повече. А времето е най-ценният ресурс, с който разполагаме, незаменим и невъзвръщаем. Затова е и изключително важно да се научим да използваме всяка минута по най-добрия начин.

Хапка по хапка

Как да стане това? Еднозначен отговор няма, но ние потърсихме поне няколко хватки за това как да управляваме времето си. На помощ дойдоха двама автори. Единият го знаете, Марк Твен ни е оставил следния цитат: „Първото нещо, което трябва да направиш сутрин, е да изядеш една жива жаба, това вероятно ще бъде най-лошото нещо, което може да ти се случи за деня“. Нещо подобно на съвета, даван от нашите баби за кълбото прежда – „започни с крайчеца, бабе, и разплитай, без да гледаш цялото кълбо“. За разлика от бабините кълбета, идеята за жабата сутрин на гладно се превръща в бестселър с над 500 хиляди разпродадени копия по света.
Брайън Трейси е този, който превръща метафората в един от основните методи за качествено управление на времето или още time management. Американският мотиватор и консултант в сферата на личностното развитие, продажбите и лидерството формулира своите златни съвети в книгата си „Изяж жабата! 21 начина как да избегнем пилеенето на време и да вършим повече по-бързо“. Заглавието в стилистиката на Просвещението контрастира на едва над 100-ната страници на четивото, но наистина се превръща в настолен наръчник за това как да се справяме по-ефективно със задачите си и да бъдем успешни и удовлетворени. Ето какво събрахме в резюме специално за вас... за да ви спестим време.

Не я целувай... изяж я

Какво всъщност е „жабата“? Не бъркайте приказката, в която щом целунеш земноводното то се превръща в принц или принцеса. Тук няма да има хепиенд в чудодейния смисъл на думата. Но пък една магия ще се развали със сигурност – тази на прокрастинацията. Трейси сравнява „жабата“ с най-важната и голяма задача за деня, която стои пред нас. Това е онази грозна, гадна пъпчива жаба, която сме склонни да не искаме да погледнем, камо ли да целунем. Най-често именно най-важните задачи сме склонни да отложим за по-късно, затова специалистът казва, че за да се чувстваме уверени в себе си и удовлетворени, то е най-добре да започнем точно с най-неприятното, което трябва да преглътнем, т.е. да отметнем първо най-трудното и наложителното. А ако ни предстои да изядем повече от една жаба... ами нека започнем с най-грозната, казва Трейси.

Следващата стъпка е да не оглеждаме дълго време „жабата“ преди да я изядем или: започни деня си с най-трудното и тежко задължение, което имаш и не му мисли много откъде да го подхванеш, а просто се захвани. За да се справяме добре с времето си трябва да устоим на изкушението да правим нещо друго, което би ни било по-приятно. Това е изключително важно що се отнася до производителността. „Дори да сме завършили 5 от 6 задачи, ако не сме се справили с най-важната и належаща ще продължим да се чувстваме неудовлетворени и ще ни липсва усещането за постижение“, пише специалистът. И по-лошото е, че тази изостанала жаба ще ни чака на следващия ден, на последващия ден, и на деня след това... и няма да става по-апетитна. „Завършването на една решаваща задача винаги ще доведе до по-бързите и по-ефективни резултати, а и ще се усещате по-малко уморени“. Съгласни сме с Трейси, но как да се наканим да я изядем...

Открий жабата

Ами ако не го направим, нито ще имаме своя принц/принцеса, нито самите ние ще станем крале в своята приказка. Изместването на задачите за по-късно не краде само от времето, но и от живота ни. Ключово за справянето с протакането на задълженията е придобиването на бързина и изпълнителност в срок, за да могат и останалите да разчитат на нас. Основно правило е малките задачи да се изпълняват веднага след тяхната поява. А за да постигаме планираните цели е нужно да умеем да приоретизираме задачите си по спешност, да взимаме правилните решения по отношение на разпределяне на времето, да се справяме по-бързо като не умуваме много върху задачите, които ни предстоят и да проявяме дисциплина.

Най-ценното умение, според Трейси, що се отнася до времето, е развиването на усещане за спешност. Подреждайки задачите си според тяхната приоритетност ние придобиваме по-бързо темпо на работа. Есенцията на успеха, според специалиста, е не само целеполагането и правилното подреждане на приоритетите, а и изпълнението на задачите качествено и бързо – „Свърши задачите си веднага след като се появят, на момента“.

Същността на техниката за управление на времето „изяж жабата“ е проста: Напиши кои са задачите ти, за да разбереш всъщност коя е твоята „жаба“. Започни деня си най-напред с изяждането на тази „жаба“ или най-важната задача. След като свършиш с нея се съсредоточи върху по-малко важните задачи от списъка. За да определиш правилно своите задачи и да разбереше кои са „жабите“, ще трябва да ги подредиш. Това става чрез техниката за управление на времето, наречена матрицата на Айзенхауер, която обозначава задачите според нивото им на важност и неотложност.
Първо си направи списък със задачите, които ти предстоят на следващия ден. След това раздели своите задачи на четири квадранта:

Квадрант 1 – задачи, които НЕ искаш да свършиш, но е НУЖНО да
се извършат
Квадрант 2 – задачи, които ИСКАШ да извършиш и също е НУЖНО да извършиш
Квадрант 3 – задачи, които ИСКАШ да свършиш, но НЕ Е НЕОБХОДИМО да решиш
Квадрант 4 – задачи, които НЕ ИСКАШ да вършиш и също НЕ Е НЕОБХОДИМО да решиш

„Жабите“ винаги са задачите, които се намират в Квадрант 1 – т.е. ежедневните задачи, които не искаме да вършим, но трябва. В началото на всеки работен ден просто трябва да работим върху задачата от Квадрант 1 – само след като приключим с нея, можем да преминем към останалите.

Две жаби са по-грозни от една?

Няма две грозни жаби, които са еднакво грозни, както няма и две задачи, които да са еднакво трудни и спешни. Но когато се съмняваме в няколко потенциални „жаби“, Трейси съветва да използваме азбучния метод, за да определим задачата, с която трябва да се справим първо.

А – най-важната задача, която най-вероятно ще има сериозни последици, ако не я довърша.
B – следващата най-важна задача, тя е не толкова сериозна по отношение на последствията, но все пак е важна.
С – задачата, която бих могъл да направя, но няма да има никакви реални последици, ако не я направя.
D – задачата, която мога да дам на друг да я свърши, за да освободя повече време за изпълнение на „жабата“, а именно задача „A“.
Е – задачата, която не е нужно да върша, така че мога да я премахна от списъка за следващия ден, дори и да ми е приятно да я извърша.

Златните 21

И след като определихме кои са най-важните ни задачи, нека преминеш към рецептата на Брайън Трейси, събрана в 21 съвета:

1. Подреди масата
Реши точно какво искаш. Напиши целите и задачите си, преди да започнеш. Яснотата е от първостепенно значение. „Мислете на хартия“, казва Трейси. Само 3% от хората имат ясно поставени и записани черно на бяло цели, които да следват и това са тези, които имат с 5 до 10 пъти по-голяма успеваемост в работата и в образованието си спрямо останалите. Лесната формула, с която да утроим своята продуктивност включва няколко стъпки, които ще ни доведат до желания резултат.

Реши точно какво искаш и си постави ясна цел.
Запиши си я на лист.
Постави си краен срок, в който да я постигнеш.
Запиши всички дейности, които ще е необходимо да извършиш, за да постигнеш целта си.
Организирай списъка на тези дейности в план като ги степенуваш по време и важност.

2. Планирай следващия ден
Мисленето върху лист хартия спестява време. Всяка минута, прекарана в планиране на задачите печели от 5 до 10 минути за изпълнението им.

3. Правилото 80/20 за всичко
Винаги 20% от усилията/дейностите ни допринасят за постигането на 80% от резултата. Винаги съсредоточавай усилията си върху първостепенните 20%.

4. Мисли за последствията
Най-важните задачи и приоритети са онези, които могат да имат най-сериозни последствия върху живота и работата ни. Съсредоточавай се главно върху тях.

5. Отлагай умно
Всеки отлага нещо, винаги има задачи, които няма как да бъдат извършени, но разликата между високото ефективните и изпълнителни хора и останалите е в техния избор какво да отложат. И тъй като не сме в състояние да извършим цялата налична работа, трябва да се научим да отсяваме несъществените неща, така че да имаме достатъчно време, за да се захванем със съществените.

6. Прилагай азбучния метод
Преди да започнеш работа по списъка си с ангажименти, отдели време в разпределянето им според тяхната важност, за да си сигурен, че работиш по най-важните от тях.

7. Фокус върху резултата
Определи онези резултати, които категорично трябва да постигнеш, за да свършиш най-добре работата си.

8. Закон за 3-те
Никога няма да имаш време да свършиш всичко, но винаги то ще е достатъчно за най-важните неща. Кои са те? Ако изготвим списък с всичко, което вършим в работата си за определен период от време (седмица, месец), в него ще има 3 дейности, които съставляват 90% от стойността на всичко, което правим. Определи трите неща, които правиш в работата си и се съсредоточи върху изпълнението им преди всичко друго. След това ще имаш повече време за всичко останало като семеен и личен живот.

9. Пълна подготовка
Преди да се захванеш с каквато и да е работа, събери всички необходими данни, материали и инструменти, за да не се налага да спираш работата си и да отделяш време в търсене.

10. Стъпка по стъпка
Можеш да свършиш и най-сложната работа, ако просто вървиш последователно и извършваш задачите си една по една.

11. Развивай основните си умения
Колкото повече опит и знания придобиваш по отношение на най-важните си задължения, толкова по-своевременно ги започваш и по-бързо ги приключваш.

12. Работи върху талантите си
Определи точно в какво си най-добър или в какво би могъл да бъдеш и се отдай с цялото си сърце именно на това.

13. Определи пречките
Разобличи пречките, които те спъват в работата, без значение дали спънките са външни или вътрешни, и съсредоточи усилията си върху отстраняването им.

14. Създай си напрежение
Представи си, че ти се налага да напуснеш града за един месец още утре и затова бързо трябва да уредиш най-важните си ангажименти.

15. Развийте потенциала си
Разбери кои са моментите, през които се чувстваш в най-добра физическа и психическа форма и започни да извършваш най-важните си задачи тогава. Задължително си осигурявай достатъчно време за почивка, за да можеш да работиш пълноценно.

16. Надъхай се за действие
Стани свой собствен мотиватор. Стреми се да виждаш добрата страна във всяка ситуация. Съсредоточи вниманието си върху решението, а не върху самия проблем. Винаги бъди оптимист и действай конструктивно.

17. Не използвай технологиите, за да си губиш времето с тях
Използвай технологиите, за да подобриш комуникацията си с околните, но не ставай техен роб. Научи се от време на време да се минаваш офлайн, както от мрежата, така и да се изключваш от задачите.

18. Разбивай на части задачите си
Разбий големите и сложни задачи на части и после работи по всеки фрагмент поотделно.

19. Разделяй времето на големи отрязъци
Организирай работните си дни на блокове, в които да се концентрираш върху най-значимите си задължения.

20. Развий чувство за спешност
Създай си навика да приключваш бързо основните си задачи. Спечели си репутацията на човек, който върши работата си бързо и качествено.

21. Само с една диня под мишница
Задай си ясни приоритети, започни веднага с най-важната си задача и след това работи, без да спираш, докато работата не е завършена на 100%. Това е истинският ключ към висока производителност и максимална лична производителност. Вземи твърдото решение винаги да започваш деня с най-съществените си дейности и да не се разсейваш с нищо друго, докато не приключиш с тях.

При написването на тази статия не е пострадала нито една жаба и се извиняваме предварително на всички земноводни, които са се почувствали засегнати. И все пак... Не отлагайте, а изяжте жабата още сега... колкото и да е грозна, утре няма да изглежда по-добре!

Темата за времето е подробно разработена в брой 10/2019 г.