Работа във виртуални екипи – възможност по време на криза

С развитието на технологиите, глобализацията на света, необходимостта от създаване на продукти и услуги в кратки срокове, работата на екипи от различни места става все по-актуална. В света основните сектори, в които все повече се налага работа във виртуални екипи са тези на високите технологии, производство, застраховане и др.
Какво представляват виртуалните екипи?

Технологиите в помощ на бизнеса
Кои са приложенията, чрез които може да работите виртуално, от дистанция? Ето накратко най-разпространените от тях, на които си заслужава да обърнете внимание:



Според трите популярни американски сайта за оценка на технологични решения – G2 Crowd, Trust Radius и Capterra, програмата Zoom е на първо място сред предпочитанията на потребителите в категория „Инструменти за видео конференции“.
Dropbox - позволява лесно да съхранявате и споделяте файлове, документи, изображения и видео с вашия екип. Чрез него може да създавате папки и подпапки на проекти, до които конкретни членове на екипа да имат достъп. DropBox работи най-добре, ако го интегрирате с Slack. Заплаща се на абонаментен принцип.              

Много е важно да се определят „екипни норми“ или насоки, които да се използват като пътна карта за успеха на виртуалния екип. Как ще работим – как ще се възлагат и отчитат задачите, какво очаквате от всеки член на екипа при този режим на работа. По този начин подчинените ви ще знаят какво се очаква от тях, ще са по-отворени за споделяне на идеи и обсъждане с колегите.

2. Възлагайте SMART задачи
Във виртуалния екип повече от всеки друг екип е важно задачите да са ясно дефинирани - със съответния срок, обем и очаквано качество на изпълнение. Използвайте дадената програма/приложение, за да възлагате и проследявате изпълнението. Така и вие и колегите ви ще знаете какво се очаква от всеки член на екипа и ще бъдете по- ефективни.

3. Общувайте редовно със служителите
Осигуряването на навременна комуникация спомага за сплотяване на вашия екип. Когато сме информирани за случващото се, това ни дава възможност да излезем с нови идеи и да работим ефективно. Уверете се, че вашите колеги разполагат с инструментите за комуникация помежду си по всяко време, тъй като това ще им помогне да работят по-ефективно заедно. Помислете за виртуално пространство, в което да се осъществяват и неформалните разговори между колегите.  

4. Използвайте технологиите
Използвайте различни инструменти, които ще подпомогнат работния процес – приложения за видео конференции, аудио разговори и др. Не разчитайте просто на разменянето на имейли.

Добрата практика от България
В най-голямата частна газоразпределителна компания в България – „Овергаз мрежи“ АД, голяма част от служителите работят виртуално по време на корона кризата, посредством различни приложения. Така например, за виртуален достъп до стационарен компютър в офиса се използва програма Team Viewer, а за конферентни се разчита на Skype. За комуникация с клиенти на компанията могат да се използват Skype, Viber и WhatsApp. Служителите отчитат извършената от тях работа чрез Jira Workflow.

И още малко конкретни препоръки към всеки мениджър при провеждането на ефективни аудио/видео конференции.

Как да проведем един ефективен аудио конферентен разговор?

1. Определете модератор. Това е човекът, който организира срещата. Не е задължително това да е мениджърът.
2. Определете подходящото време, през което да проведете аудио конферентния разговор.
3. Изпратете покани до всички колеги, които искате да присъстват.

По време на срещата:

1. В началото приветствайте участниците!
2. Повторете каква е целта на разговора и колко време ще продължи той. Започнете и свършете навреме.
3. Проверете поименно кой присъства, за да идентифицирате участниците.
4. Помолете участниците да използват mute бутона, ако около тях е шумно. 
5. В края на срещата направете обобщение.
   

След срещате изпратете имейл с основните точки, които сте коментирали. Напишете какво сте се договорили, крайни срокове и детайли относно следващия (евентуално) аудио конферентен разговор.

Как да проведем един ефективен видео конферентен разговор?
Избягвайте разсейващи шумове, които могат да причинят объркване в другите участници. Освен това:

• Поставете акцент върху това, което казвате, като избягвате използването на жестове.
• Гледайте камерата, а не екрана. Важни са хората, на които говорите!
• Имайте предвид забавянето във времето, докато стигне вашето послание до останалите членове на виртуалния екип
• Бъдете търпеливи и изчакайте, докато другите приключат да говорят. След това изкажете вашето мнение.

Предизвикателствата при работата с виртуални екипи и стратегии за тяхното преодоляване
Не всичко е „цветя и рози“ при работата във виртуални екипи. Има и някои особени тънки особености, с които всеки мениджър трябва да се съобрази. Постарал съм се в по-долните редове да посоча основните предизвикателства пред работата във виртуални екипи, а така също и подходящи стратегии за тяхното преодоляване.

Когато не виждаш „лице в лице“ твоите сътрудници  и нямаш социални взаимодействия, е много по-трудно да се изгради доверие. Ако не се управлява правилно, тази липса на доверие може да подкопае всичко, което вашият виртуален екип се опитва да постигне. За изграждане на доверие във виртуалната среда всеки мениджър трябва да спазва дадената от него дума. Ако сте се съгласили за даден краен срок, то спазвайте договорката. Когато демонстрирате своята почтеност и работна етика, членовете на вашия екип ще научат, че могат да разчитат на вас. На следващо място успешна стратегия при изграждането на доверие е бързото отговаряне на имейли или заявки от вашите колеги. Бързата ви реакция е ясен сигнал, че техните нужди са важни за вас. Не на последно място, бъдете чувствителни към колегите си в различни часови зони. Ако срещата е планирана рано или късно в техния регион, имайте предвид, че те може да са по-малко комуникативни и ангажирани от другите членове на екипа. Ако е възможно, насрочете виртуалните срещи в часове, удобни за всички.

Комуникацията….
Друго предизвикателство е комуникацията. Особено това важи, когато виртуалният екип включва членове от различни страни и национални култури. Комуникацията по имейл, чат или телефон е трудна, тъй като няма визуални невербални сигнали (55%, най-много, комуникацията зависи от езика на тялото). За да се преодолее това предизвикателство следва освен посочените комуникационни инструменти да се използват и приложения, които дават възможност за видеоконференции.

Изолацията….
Нормално е за всеки професионалист, който работи виртуално, да изпитва чувство на изолация. Може да се почувствате сякаш вашата организация ви е „забравила“, ако често работите дистанционно. В такива случаи трябва да се предприемат мерки! Така например, ако компанията има вътрешен сайт с форум към него или пък блог, чиято цел е обединяване на тези виртуални работници, то „рекламирайте“ тази възможност пред вашите сътрудници. Ако пък такава възможност липсва, то създайте подобен форум. В Интернет пространството има готови open source форуми (с отворен код), които имат нужда от малко препрограмиране и настройки. Използвайки тази възможност може да отворите вътрешни дебати в екипа по дадени въпроси, да генерирате онлайн мозъчна атаки и др.
Думата „криза“ на китайски език значи и възможност. Безспорно днешния коронавирус изправя редица държави пред предизвикателства. Надявам се с горните редове да съм ви убедил, че този вирус и хаоса, който той предизвика, е и една възможност – развитие на работата във виртуалните екипи. От нас зависи дали ще осъзнаем тази възможност и ще пренастроим своите бизнеси към възможностите, които предоставят съвременните технологии.

 
Даниел Пангев има 15 години практика в областта на човешките ресурси. Магистър по Бизнес администрация и д-р по социално управление. Работил е като HR в ИТ и банковия сектор, а също и в сектор Енергетика (и до момента). От 2011 г. до 2018 г. е хоноруван асистент в катедра „Управление“ на Университета за национално и световно стопанство в София. Автор на две книги.